Obecné nařízení o ochraně osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů

Naše společnost Ahou Public Relations s.r.o., IČO  275 07 971, se sídlem na adrese: Javorová 206, 252 44 Dolní Jirčany, Psáry, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl C, vložka 23144, se dlouhodobě věnuje organizaci vzdělávacích a společenských akcí. V rámci této činnosti přirozeně dochází ke zpracování osobních údajů účastníků a dalších fyzických osob.

Registrace a účast na akci

Pokud jste vyplnil/vyplnila registrační formulář na konkrétní akci, kterou naše společnost pořádá a/nebo organizačně zajišťuje, odesláním registračního formuláře jste nám poskytl/poskytla Vaše osobní údaje v rozsahu jejich vyplnění do formuláře (titul před a za jménem, jméno, příjmení, adresa, e-mail, telefon, stravování, kultura, ubytování na akci, fakturační údaje, měna). Rozsah osobních údajů se pro konkrétní akci může lišit. Určující je registrační formulář.

Pokud jste se registroval/registrovala na konkrétní akci telefonicky, rozsah osobních údajů odpovídá osobním údajům poskytnutým telefonicky.

Účelem zpracování Vašich osobních údajů je zajištění Vaší účasti na konkrétní akci ze strany naší společnosti, včetně všech souvisejících aktivit (např. vyhotovení prezenční listiny, jmenovky, rezervace místa k sezení apod.). Současně tyto údaje slouží k vyúčtování našich služeb po skončení akce.

Právní základ pro zpracování je splnění smlouvy, kterou s naší společností uzavíráte. Její předmět odpovídá výše popsanému účelu, tj. zajištění Vaší účasti na příslušné akci, včetně souvisejících aktivit.

Vaše osobní údaje zpracováváme pro tento účel po dobu trvání příslušné akce, dále po dobu do celkového vyúčtování služeb a uzavření akce a dále je archivujeme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (zákon o účetnictví, daňové právní předpisy).

Naše společnost spolupracuje na přípravě akcí s dalšími subjekty, tzv. odbornými garanty (např. asociace, odborná společnost, sdružení apod.).

Naše společnost je zpravidla pořadatelem i organizátorem akce. V takovém případě je tzv. správcem osobních údajů, kdy zpracovává Vaše osobní údaje pro výše uvedené účely. Odborný garant je příjemcem Vašich osobních údajů.

Některé akce jsou organizovány naší společností z pověření odborného garanta – pořadatele akce. Pořadatel akce je v takovém případě správcem Vašich osobních údajů. Naše společnost vystupuje pouze v pozici jeho zpracovatele.

Kontaktní osobu uvádíme vždy přímo v registračním formuláři. Pokud by registrační formulář tuto informaci neobsahoval, nebo jste ji nenalezl/anebo ji z jiných důvodů chcete znovu obdržet, rádi Vám ji poskytneme na vyžádání na adrese sabina@ahoupr.cz

Ověření členství

Pro některé akce může být potřebné ověřit platnost Vašeho členství v odborné asociaci či jiné organizaci, která se na akci podílí (jako odborný garant nebo pořadatel). Za tímto účelem bude naše společnost jako správce, nebo jako zpracovatel pro správce – pořadatele akce, zpracovávat Vaše osobní údaje zadané při registraci. V rámci tohoto zpracování budeme kontaktovat příslušnou organizaci, aby Vaše členství potvrdila.

Toto zpracování provádíme na základě oprávněného zájmu správce na zjištění platnosti Vašeho členství. Bez takového ověření Vás nemůžeme zaregistrovat a/nebo Vám nebudeme moci v rámci akce poskytnout případné výhody s členstvím spojené.

Ověření podmínek pro poskytnutí výhody při registraci

V případě, že žádáte o zvýhodněný registrační poplatek, nebo jinou výhodu, která je podmíněná Vaším věkem nebo jiným atributem, bude naše společnost potřebovat před poskytnutím výhody ověřovat splnění dané podmínky (ověřit Váš věk apod.). S ohledem na to může po Vás vyžadovat poskytnutí kopie dokladu totožnosti. Na dokladu totožnosti jsou uvedeny osobní údaje, které tímto naší společnosti zpřístupníte.

Naše společnost kopii dokladu použije pouze k účelu ověření splnění podmínky (ověření věku) a poskytnutí výhody (zvýhodněné ceny registrace). Po ověření splnění podmínky kopii Vašeho dokladu totožnosti vymaže. Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů je oprávněný zájem správce na ověření podmínky pro poskytnutí výhody.

Práce s abstrakty nebo jinými díly v rámci odborného programu akce

Pokud jste správci poskytl/poskytla Váš abstrakt nebo jiné dílo určené pro vyhodnocení a/nebo zařazení do odborného programu akce, bude správce zpracovávat Vaše osobní údaje uvedené v rámci elektronického formuláře k vyhodnocení a příp. zařazení Vašeho díla do programu akce. O zařazení/nezařazení budete správcem informováni.

Takové zpracování je založeno na oprávněném zájmu správce na zajištění odborného programu akce. Vaše osobní údaje pro tento účel bude správce zpracovávat po dobu trvání příslušné akce do uzavření akce a dále je archivujeme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (zákon o účetnictví, daňové právní předpisy).

V případě následného uveřejnění Vašeho díla v návaznosti na akci správce uveřejní i Vaše jméno a příjmení, příp. titul, za účelem označení Vás jako autora díla. Toto zpracování správce provádí na základě právní povinnosti, která se na organizátora vztahuje dle autorského zákona. Vaše osobní údaje budou uveřejněny po dobu, dokud bude uveřejněno i Vaše dílo.

Zveřejnění v seznamu účastníků akce

Seznam účastníků bude vypsán v tištěné prezenční listině u registrace na místě prezenční vzdělávací či společenské akce, pokud není uvedeno jinak.

Audiovizuální záznam z akce a zachycení podoby účastníků podle občanského zákoníku

Přihlášením na akci účastníci berou na vědomí a souhlasí s tím, že během akce mohou být pořízeny fotografie, zvukové záznamy nebo videozáznamy, které mohou zahrnovat rozpoznatelné fotografie, jména účastníků nebo jejich jména a tyto mohou být dále rozmnožovány a rozšiřovány na webu akce.

Akce se koná na veřejném prostranství a účastníkům, vystavovatelům, sponzorům a médiím je povoleno fotografování, videozáznam nebo zvukové nahrávky některých kongresových aktivit. Pořadatel si vyhrazuje právo použít fotografie pořízené na akci s Vaší fotografií na sociálních médiích a/nebo v budoucích marketingových materiálech. Organizátor neodpovídá za použití Vaší fotografie třetí stranou. V případě dotazů v souvislosti s pořizováním fotografií, zvukových a obrazových záznamů se můžete obrátit na pořadatele prostřednictvím kontaktů uvedených na webových stránkách pořadatele www.ahou.cz.

Obsah, grafická vyobrazení, zvukové nahrávky, videosekvence a texty na webových stránkách, které jsou zveřejněné společností Ahou Public Relations, s.r.o. podléhají autorským právům. Šíření, rozmnožování nebo užití grafických vyobrazení, zvukových nahrávek, videosekvencí a textů v jiných elektronických nebo tištěných publikacích bez výslovného souhlasu autora není přípustné.

Další služby poskytované v souvislost s akcí

V případě, že jste si u naší společnosti objednal/objednala vedle registrace na akci i zajištění dalších služeb (např. ubytování, strava apod.), budeme zpracovávat Vaše osobní údaje také pro účely zajištění konkrétně poptávané služby.

Pro tento účel bude naše společnost zpracovávat Vaše osobní údaje vyplněné do registračního formuláře a/nebo objednávky, zejména titul před a za jménem, jméno, příjmení, adresa, kontaktní údaje, a to v závislosti na povaze služby, kterou jste objednal/objednala.

Naše společnost zajišťuje tyto služby pouze organizačně, tj. neposkytuje přímo uvedenou službu. Pro tento účel spolupracuje s jinými subjekty, které službu poskytují (hotely, přepravní společnosti, taxislužby, stravovací zařízení apod.). Pro účely poskytnutí konkrétní služby budou Vaše osobní údaje předány konkrétnímu příjemci – poskytovateli služby. Bližší informace o příjemci Vašich osobních údajů se dozvíte v průběhu naší komunikace, případně na základě Vaší žádosti.

Vaše osobní údaje zpracováváme pro tento účel po dobu trvání příslušné akce a/nebo poskytování dané služby, dále po dobu do celkového vyúčtování služeb a uzavření akce a dále je archivujeme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (zákon o účetnictví, daňové právní předpisy).

Pro toto zpracování je správcem naše společnost.

Zasílání newsletteru

Pokud jste se v rámci registrace na akci nebo na našich stránkách přihlásil/přihlásila k zasílání newsletterů, budeme Vám zasílat newslettery obsahující informace o akcích, které naše společnost pořádá, či službách, které Vám naše společnost nabízí. Newsletter může představovat i obchodní sdělení ve smyslu zákona č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti.

Za účelem zasílání newsletterů bude naše společnost jako správce zpracovávat Vaše jméno, příjmení, e-mailovou adresu a případně informaci o subjektu, kde profesně působíte.

Právním základem pro zpracování je souhlas, který jste naší společnosti udělil/udělila. Tento souhlas je dobrovolný a máte právo jej kdykoliv odvolat na adrese sabina@ahoupr.cz nebo přímo v zaslaném newsletteru. Po odvolání Vašeho souhlasu Vám již newslettery nebudeme zasílat. Odvolání Vašeho souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním, ani nemá vliv na jiná zpracování Vašich osobních údajů pro jiné účely.

Obecné podmínky při zpracování osobních údajů

Pro všechny výše uvedené účely platí, že:
vaše osobní údaje chráníme, aby nedošlo k jejich neoprávněnému užití či zpřístupnění osobám, které nejsou oprávněny je zpracovávat
vaše osobní údaje nezveřejňujeme, pokud k tomu nemáme Váš souhlas
pro zpracování Vašich osobních údajů využíváme služeb zpracovatelů – poskytovatelů IT systémů, přes které probíhá registrace, a poskytovatelů serverů, kde se údaje ukládají. Bližší informace o zpracovatelích nezveřejňujeme z důvodu ochrany Vašich osobních údajů před jejich neoprávněným získáním zásahem třetí osoby a z důvodu ochrany obchodního tajemství. Bližší informace lze poskytnout na základě Vaší žádosti.

Máte právo na:
přístup k vašim osobním údajům
opravu vašich osobních údajů
výmaz vašich osobních údajů
omezení zpracování vašich osobních údajů
přenositelnosti údajů
vnést námitku
podat stížnost u datového úřadu

Právo na přístup k vašim osobním údajům

Máte právo získat informace o tom, zda Vaše osobní údaje zpracováváme nebo nikoliv. Pokud dochází ke zpracování Vašich osobních údajů, máte současně právo přístupu k Vašim osobním údajům a k informacím o zpracování.

Pokud o to požádáte, naše společnost Vám poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie, které byste si případně vyžádali, již naše společnost může účtovat poplatek na základě administrativních nákladů. O výši takového poplatku Vás bude naše společnost informovat předem. Pokud by vydáním kopie Vašich osobních údajů mohla být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob, nebude Vám kopie poskytnuta.

Právo na opravu vašich osobních údajů

Naše společnost zpracovává osobní údaje v dobré víře, že jde o údaje přesné a aktuální. V případě, že o Vás zpracováváme nepřesné nebo neúplné osobní údaje, máte právo, abychom takové údaje na Vaši žádost opravili či doplnili.

Právo na výmaz vašich osobních údajů

Máte tzv. „právo být zapomenut“, tedy právo na výmaz Vašich osobních údajů, v případech, kdy:

Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány
Odvoláte souhlas, na jehož základě byly Vaše údaje zpracovávány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování
Vznesete námitky proti zpracování založeném na oprávněném zájmu nebo veřejném zájmu a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo proti zpracování pro účely přímého marketingu
Vaše osobní údaje byly zpracovány protiprávně
Vaše osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti, která se vztahuje na naši společnost jako správce
Vaše osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti na základě Vašeho souhlasu, případně na základě souhlasu Vašeho zákonného zástupce v případech stanovených právními předpisy

Upozorňujeme Vás, že existují situace, ve kterých Vám toto právo nenáleží, zejména pokud je zpracování Vašich osobních údajů nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků apod. Přehled výjimek obsahuje čl. 15 odst. 3 GDPR.

Právo na omezení zpracování vašich osobních údajů

V níže popsaných případech Vám náleží právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů:

pokud popíráte přesnost Vašich osobních údajů, pak naše společnost omezí zpracování na dobu potřebnou k tomu, abychom jejich přesnost ověřili
pokud je zpracování Vašich osobních údajů protiprávní, ale žádáte místo výmazu o omezení jejich použití
pokud naše společnost Vaše osobní údaje již nepotřebuje pro účely zpracování, ale žádáte je pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
pokud vznesete námitky proti zpracování založeném na oprávněném zájmu, pak bude zpracování omezeno na dobu, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody naší společnosti nepřevažují nad Vašimi oprávněnými důvody uvedenými v námitce

V době omezení zpracování budeme Vaše osobní údaje zpracovávat pouze na základě Vašeho souhlasu s takovým zpracováním. Omezení se nevztahuje na uložení Vašich osobních údajů, nebo na jejich zpracování z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu.

Před obnovením zpracování Vašich osobních údajů Vás budeme předem informovat.

Právo na přenositelnost údajů

Právo získat Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu máte v případech, kdy naše společnost:

automatizovaně zpracovává Vaše osobní údaje
tyto osobní údaje jste nám poskytl/poskytla Vy
takové zpracování je založeno na Vašem souhlasu anebo vyplývá z plnění smlouvy, jejíž jste stranou

Dále máte právo předat tyto osobní údaje jinému správci. Pokud je to technicky možné a budete to požadovat, předá naše společnost Vaše osobní údaje přímo Vámi určenému správci.

Pro vyloučení pochybností uvádíme, že pro uplatnění práva přenositelnosti musí být splněny všechny výše uvedené podmínky současně.

Právo vnést námitku

Právo vznést námitku máte v případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu (našeho nebo třetí osoby) nebo ve veřejném zájmu. V případě Vaší námitky nebudeme Vaše osobní údaje zpracovávat, ledaže máme pro takové zpracování závažné oprávněné důvody, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. O takových oprávněných důvodech nebo nárocích Vás budeme informovat.

V případech, kdy Vaše osobní údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu, včetně profilování za tímto účelem, můžete námitku vznést kdykoliv. Na základě takové námitky již Vaše osobní údaje pro tyto účely nebudeme zpracovávat.

Právo podat stížnost u dotazovaného úřadu

Ve věci zpracování Vašich osobních údajů se můžete obrátit na příslušný dozorový úřad v členském státě EU. V České republice je takovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů. Bližší informace o úřadu a jeho kontaktní údaje najdete na stránkách www.uoou.cz.

Uplatnění Vašich práv při zpracování Vašich osobních údajů

Jako subjekt údajů máte různá práva, která Vám vyplývají zejména z článků 15 až 22 obecného nařízení o ochraně osobních údajů Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (známé i pod zkratkou GDPR). Pro jejich uplatnění naše společnost níže shrnuje jejich výčet a obsah.

Obecně pro uplatnění Vašich práv platí, že:
práva můžete uplatnit vůči správci osobních údajů. Ve většině případů je naše společnost při zpracování Vašich osobních údajů v postavení správce. V konkrétních případech však může být i v postavení zpracovatele. Postavení naší společnosti při zpracování Vašich osobních údajů uvádíme výše pro jednotlivé účely zpracování. Pokud máte pochybnosti o totožnosti správce, rádi Vám tuto informaci poskytneme na vyžádání na níže uvedené adrese.
před vyřízením Vaší žádosti můžeme potřebovat ověřit Vaši totožnost. Toto opatření je důležité z hlediska ochrany, abychom neposkytovali osobní údaje osobě, které nepatří. Pokud nám odmítnete poskytnout informace pro ověření Vaší totožnosti, nebudeme schopni Vaší žádosti vyhovět.
na Vaši žádost budeme reagovat bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 1 měsíce od obdržení žádosti. V případě, že Vaši žádost nebude v této lhůtě možné vyřídit, informujeme Vás v této lhůtě o prodloužení, které nebude přesahovat dva měsíce (tj. maximální lhůta bude tři měsíce).
na žádosti reagujeme primárně elektronicky, tj. prostřednictvím e-mailové komunikace. V případě, že byste preferovali jiný způsob, prosíme, informujte nás.
veškerá sdělení a veškeré úkony související s výkonem Vašich práv podle článků 15 až 22 GDPR činíme obecně bezplatně. V souladu s uvedeným nařízením jsme však oprávněni v případě, že by Vaše žádost byla zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená (zejména z důvodu jejího opakování), od Vás žádat uhrazení nákladů spojených s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů; nebo odmítnout žádosti vyhovět.
naši společnost můžete za účelem výkonu Vašich práv kontaktovat na adrese sabina@ahoupr.cz, případně písemně či osobně v sídle naší společnosti na adrese Javorová 206, 252 44 Dolní Jirčany, Psáry


9.2.2023, Praha
Kliknutím na „Přijmout vše“ souhlasíte s ukládáním souborů cookie na vašem zařízení za účelem zlepšení navigace na webu, analýzy využití webu a podpory našeho marketingového úsilí. Další informace naleznete v našich Zásadách ochrany osobních údajů.
Otevřít preference
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.